Descriere activitate.

În baza prevederilor legislației în vigoare, ofițerii de stare civilă sau persoanele cu atribuții de stare civilă, desfășîară următoarele activități:

a) întocmesc, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naștere, de căsătorie și de deces, în dublu exemplar și eliberează persoanelor fizice îndreptățite certificate doveditoare privind actele și faptele de stare civilă înregistrate;
b) înscriu mențiuni pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare și trimit comunicări de mențiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă – exemplarul I sau, după caz, exemplarul II, în condițiile legii;
c) eliberează gratuit, la cererea autorităților publice, extrase pentru uz oficial de pe actele de stare civilă, precum și fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare, precum și ale Regulamentului (UE) nr. 2016/679, cu modificările și completările ulterioare;
d) eliberează, la cererea persoanelor fizice, dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă; dovezile cuprind, după caz, precizări referitoare la mențiunile existente pe marginea actului de stare civilă;
e) trimit structurilor de evidență a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P., în termen de 10 zile de la data întocmirii actului de stare civilă sau a modificărilor intervenite în statutul civil, comunicări nominale pentru născuții vii, cetățeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al cetățenilor români;  dovada anularii actelor de identitate ale persoanelor decedate ori declarațiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut act de identitate se trimit la structura de evidență a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P. la care este arondat;
f) trimit centrelor militare, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, documentul de evidență militară aflat asupra cetățenilor incorporabili sau recruților;
g) trimit structurilor de stare civilă din cadrul S.P.C.J.E.P., până la data de 5 a lunii următoare, certificatele anulate la completare;
h) întocmesc buletine statistice de naștere, de căsătorie și de deces, în conformitate cu normele Institutului Național de Statistică, pe care le trimit, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării, la Direcția Județeană de Statistică;
i) dispun măsurile necesare păstrării registrelor și certificatelor de stare civilă în condiții care să asigure evitarea deteriorării sau a dispariției acestora și asigură spaţiul necesar destinat desfăşurării activităţii de stare civilă;
j) atribuie codurile numerice personale, din listele de coduri precalculate, pe care le păstrează şi le arhivează în condiţii de deplină securitate;
k) propun necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială, pentru anul următor, şi îl comunică anual structurii de stare civilă din cadrul D.J.E.P.;
l) reconstituie registrele de stare civilă pierdute ori distruse – parţial sau total -, prin copierea textului din exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise prin semnare şi aplicarea sigiliului şi parafei;
m) primesc cererile de schimbare a numelui pe cale administrativă şi documentele prezentate în motivare, pentru a fi transmise, spre soluţionare, S.P.C.J.E.P.;
n) primesc cererile de înscriere de menţiuni cu privire la modificările intervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei, determinate de divorţ, adopţie, schimbare de nume şi/sau prenume, precum şi documentele ce susţin cererile respective, pe care le înaintează D.E.P.A.B.D., în vederea avizării înscrierii menţiunilor corespunzătoare sau, după caz, a emiterii aprobării;
o) primesc cererile de transcriere a certificatelor şi extraselor de stare civilă procurate din străinătate, însoţite de actele ce le susţin, întocmesc referatul cu propunere de aprobare sau respingere a cererii de transcriere pe care îl înaintează, împreună cu întreaga documentaţie, în vederea avizării prealabile de către D.J.E.P. Bacau;
p) primesc cererile de rectificare a actelor de stare civilă şi efectuează verificări pentru stabilirea cu exactitate a erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau a menţiunilor înscrise pe acestea, întocmesc documentaţia şi referatul cu propunere de aprobare sau respingere şi le înaintează D.J.E.P. bacau, pentru aviz prealabil, în vederea emiterii dispoziţiei de aprobare/respingere de rectificare de către primar;
q) primesc cererile de reconstituire şi întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, întocmesc documentaţia şi referatul prin care se propune primarului  emiterea dispoziţiei de aprobare sau respingere, cu avizul prealabil al D.J.E.P. Bacau;
r) înaintează D.J.E.P. Bacau exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 30 de zile de la data când toate filele din registru au fost completate, după ce au fost operate toate menţiunile din registrul de stare civilă – exemplarul I;
s) sesizează imediat D.J.E.P. Bacau, în cazul pierderii sau furtului unor documente de stare civilă cu regim special.
t) eliberează, la cererea persoanelor fizice îndreptăţite, certificate care să ateste componenţa familiei, necesare reîntregirii familiei aflate în străinătate;
u) efectuează verificările necesare avizării cererilor de reconstituire şi de întocmire ulterioară a actelor de stare civilă pentru cetăţenii români şi persoanele fără cetăţenie domiciliate în România;
v) efectuează verificări şi întocmesc referate cu propuneri în vederea avizării de către D.J.E.P. Bacau a cererilor de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă eliberate de autorităţile străine, precum şi a cererilor de rectificare a actelor de stare civilă;
x) efectuează verificări şi întocmesc referate cu propuneri în dosarele având drept obiect anularea, completarea, modificarea pe cale judecătorească a actelor de stare civilă şi a menţiunilor existente pe marginea acestora, declararea judecătorească a dispariţiei şi a morţii unei persoane, precum şi înregistrarea tardivă a naşterii;
y) înscriu în registrele de stare civilă, de îndată, menţiunile privind dobândirea, redobândirea sau renunţarea la cetăţenia română, în baza comunicărilor primite de la D.E.P.A.B.D. prin structura de stare civilă din cadrul D.J.E.P. Bacau;
z) efectuează verificări cu privire la cererile de schimbare a numelui pe cale administrativă;
aa) colaborează cu direcţiile de sănătate judeţene şi a municipiului Bucureşti şi cu maternităţile pentru prevenirea cazurilor de internare a gravidelor fără acte de identitate asupra lor sau a căror identitate nu este cunoscută şi a cazurilor de părăsire a copiilor nou-născuţi şi neînregistraţi la starea civilă;
bb) colaborează cu unităţile sanitare, Direcţia Generală de Protecţie a Copilului, denumită în continuare D.G.P.C., şi reprezentanţii serviciului public de asistenţă socială, denumit în continuare S.P.A.S., şi unităţile de poliţie, după caz, pentru cunoaşterea permanentă a situaţiei numerice şi nominale a persoanelor cu situaţie neclară pe linie de stare civilă şi de evidenţă a persoanelor, a demersurilor ce se fac pentru punerea acestora în legalitate, până la rezolvarea fiecărui caz în parte, precum şi pentru clarificarea situaţiei persoanelor/cadavrelor cu identitate necunoscută;
cc) transmit lunar la D.J.E.P. Bacau situaţia indicatorilor specifici;
dd) transmit semestrial la D.J.E.P. Bacau situaţia căsătoriilor mixte.
ee) descarcă în programul de registratură documentele înregistrate în cadrul serviciului;
ff) constată contravenţiile şi aplică sancţiuni, în condiţiile legii;
gg) pentru îndeplinirea întocmai a atribuţiilor şi a sarcinilor din competenţă, răspunde de aplicarea întocmai a dispoziţiilor legale, a ordinelor şi instrucţiunilor care reglementează activitatea pe linia regimului de stare civilă;
hh) desfăşoară activităţi de primire, examinare, evidenţă şi rezolvare a petiţiilor cetăţenilor;
ii) formulează propuneri pentru îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.;

ÎNREGISTRAREA NAŞTERII

Înregistrarea naşterii se face în baza următoarelor documente:
 certificatul medical constatator al naşterii, întocmit pe formular-tip, care va
trebui să poarte număr de înregistrare, dată certă, sigiliul/ştampila unităţii
sanitare, semnătura şi parafa medicului;
 actul de identitate al mamei şi al declarantului, dacă naşterea nu este declarată
de mamă;
 certificatul de căsătorie al părinţilor copilului, în original şi fotocopie, iar dacă
aceştia poartă nume de familie diferit, declaraţia scrisă cu privire la numele pe
care îl va dobândi copilul, semnată de ambii părinţi în faţa ofiţerului de stare
civilă sau a notarului public;
 declaraţia de recunoaştere a copilului născut în afara căsătoriei, dată de către
tată în faţa ofiţerului de stare civilă care înregistrează naşterea, din care să
rezulte şi numele de familie pe care îl dobândeşte copilul, la care se anexează
consimţământul mamei.
Tatăl minor îl poate recunoaşte singur pe copilul său dacă face dovada
discernământului la momentul recunoaşterii, prin efectuarea expertizei psihiatrice.
Termenul pentru declararea şi înregistrarea naşterii copilului este de:
– 30 de zile de la data naşterii, pentru copilul născut viu şi aflat în viaţă;
– 3 zile de la data naşterii, pentru copilul născut mort;
– 24 de ore de la data decesului, pentru copilul născut viu care a decedat înăuntrul
termenului de 30 de zile;
– 30 de zile pentru copilul găsit sau părăsit de mamă în maternitate/unităţi
sanitare.
Termenele prevăzute la lit. a), b) şi d) se socotesc de la data naşterii şi cuprind atât
ziua naşterii, respectiv a găsirii, cât şi ziua în care se face declaraţia.

ÎNREGISTAREA CĂSĂTORIEI
 Declaraţia de căsătorie, se face personal, de către viitorii soţi, în scris, la
S.P.C.L.E.P. sau, după caz, la primăria locului de domiciliu ori de reşedinţă al
unuia dintre ei şi se publică în ziua în care a fost primită, prin afişare, în extras,
în condiţiile legii
 documentul cu care se face dovada identităţii, în original şi în copie;
 certificatul de naştere, în original şi în copie;
 certificatul medical privind starea sănătăţii, întocmit pe formular-tip, care
trebuie să poarte numărul de înregistrare, data certă, sigiliul/ştampila unităţii
sanitare, semnătura şi parafa medicului; certificatele medicale sunt valabile 14
zile de la data emiterii şi trebuie să cuprindă menţiunea expresă că persoana se
poate sau nu se poate căsători; certificatele medicale emise de instituţii medicale
în străinătate pentru uzul misiunilor diplomatice şi oficiilor consulare ale
României trebuie să conţină toate rubricile şi să fie însoţite de traducerea în
limba română legalizată, cu apostilă sau supralegalizare, după caz;
 documente, în original şi în copii, traduse şi legalizate ori certificate de ofiţerul
de stare civilă, din care să rezulte desfacerea căsătoriei anterioare, dacă este
cazul.

ÎNREGISTRAREA DECESULUI

 certificatul medical constatator al decesului, întocmit pe formular-tip, care va
trebui să poarte număr de înregistrare, dată certă, semnătura şi parafa medicului
care a făcut constatarea, sigiliul/ştampila unităţii sanitare, în care trebuie
consemnată cauza decesului, fără prescurtări, înscrisă cu majuscule;
 certificatul de naştere şi de căsătorie, după caz;
 actul de identitate al decedatului;
 livretul militar sau, după caz, adeverinţa de recrutare a celui decedat;
 fotocopia actului de identitate al declarantului.
În cazurile în care declarantul nu poate prezenta certificatele de stare civilă şi/sau
actul de identitate al persoanei decedate, acesta declară, în scris, motivul neprezentării
acestora, precum şi datele de stare civilă ale decedatului.

Certificatele de stare civilă se eliberează, la cerere, persoanei îndreptăţite, personal, prin împuternicit cu procură specială, autentificată. Minorilor cu vârsta de peste 14 ani, care nu au avut niciodată act de identitate, li se eliberează certificatul de naştere la cererea părinţilor sau a reprezentantului legal.
Cetăţenilor români cu domiciliul în străinătate şi cetăţenilor străini ale căror acte de stare civilă sunt înregistrate în ţară li se eliberează certificate pe baza paşaportului; dacă paşaportul este expirat, structura de stare civilă efectuează verificări la structura de evidenţă a persoanelor din cadrul S.P.C.L.E.P., prin care se stabilesc datele cu care acesta este înscris în R.N.E.P.; eliberarea certificatului de stare civilă se face în baza acestor verificări şi a paşaportului expirat sau a titlului de călătorie, după caz.
Persoanele care au domiciliul în alte localităţi decât cele în care sunt păstrate registrele de stare civilă şi nu se pot deplasa personal pentru a obţine certificatele de stare civilă pot depune cererea la S.P.C.L.E.P. sau, după caz, la primăria unităţii administrativteritoriale în raza căreia îşi au domiciliul ori reşedinţa, indicând unitatea administrativteritorială unde se găseşte actul respectiv şi datele de stare civilă, pentru identificarea acestuia.
În caz de pierdere, furt sau distrugere a certificatului de stare civilă, persoanei îndreptăţite i se eliberează, la cerere, un nou certificat; cererea pentru eliberarea noului certificat trebuie să cuprindă, în mod amănunţit, împrejurările în care acesta a fost pierdut, furat sau distrus.
Certificatul de naştere se eliberează titularului actului sau persoanei împuternicite cu procură specială, pentru persoanele de peste 18 ani posesoare de acte de identitate. Pentru minorii care nu au acte de identitate, precum şi pentru cei puşi sub interdicţie, certificatul de naştere se eliberează părintelui sau reprezentantului legal.
Certificatul de căsătorie se poate elibera unuia dintre soţi sau, la cerere, ambilor soţi. Pentru soţul supravieţuitor sau, în caz de divorţ, pentru motive întemeiate, se pot elibera certificate de căsătorie, cu menţiunile corespunzătoare.
Certificatul de deces se eliberează membrilor familiei sau altor persoane îndreptăţite.